2012年07月28日

『会議』が変われば、会社が変わる!


おはようございます♪

3つのサティスファクション(満足)を提供、スリーエス創研の
渡辺が今回の担当です。


毎日熱いですね、夏ですね~。

だから、
仕事後の冷たいグラスに、キンキンに冷えたビールを注いで・・・

う・ま・い・!!

幸せを感じる瞬間であります(笑)


さて、「あつい」と言えば、先週、とても「熱い」、「厚い」会議に
参加しました。

その話も含めて、今回は『業務プロセス改善』の1つとして、
【会議(運営)】を取り上げてみます。


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《会議に出るのは「呼ばれたから」ではない》


「会議が多過ぎる」
「会議が長過ぎる」
「会議は退屈」
「形式的な会議ばかり」
「発言ができる会議ではない」・・・と、

『会議』に参加する人の声を多く聞きます。

会議への参加者は「呼ばれた(メンバーに入っている)から」参加
しているということが多い。つまり、自分自身の意思を持って参加
しているわけではないということです。


ここの『会議』は違う! 開始前の「雰囲気」から違うのです!


■何が違うのか・・・

『会議』に期待し、自分自身が「会議」のカギを握っているという
気持ちで、全員がワクワク・トキドキして参加しているのです。

進行役・社長だけでなく、「会議」に対しても全員が役割・役目を
持って【参画】しているのです。


■会議がスタートして、30分が経過、1時間が経過・・・

意見が交わされながら、1つ、また1つ、「とりきめ」が確実に、
導かれていきます。

よく見かける、会議という名の「報告会」ではありません。

参加者全員が考え、討議し、利害の調整を行い、最良の策を見出し、
コミットメント(約束)までを取り決めていくのです。


■この会議で見られるポイント(特徴)は大きく2つ・・・

①説明・言い訳に終始する発言はない!

発言の内容は、常に「提案」「オーダー(依頼)」、そして「内容
を明確にする確認」である。

②曖昧・抽象的な発言はない!

常に発言の内容が、5W1H(誰が・なぜ・いつ・何を・どこで・どのように)
で構成されているため、すべてにおいて具体化・具現化されています。


■最初の設定通りに、90分で会議は終了・・・

明確な「目標」が合意され、
各人の「期待される役割(やるべきこと)」が明確となり、
各々が「宣言した約束(やること)」が確認されました。

エネルギーに満ち溢れた、パワフルな90分の会議でした。

「さあ、行くぞ!」
「さあ、やるぞ!」

というオーラが会議場から出て行く参加者に感じられます。



《「会議」のコストを計算してみよう》


大企業でなくても、社内での『会議』は多く開催されています。
「協議制」による物事の決定、「共有化」を図るための相互意思の
確認など、『会議』開催の機会が多くなっている傾向にあるように
感じます。

『会議』は「組織運営」の実施においては欠かせない会社運営の
ツールです。

とても重要です! 

ですが・・・

はたして、その役割を果たしているのか???

・「会議テーマ」なしでの会議招集
・定期的な開催(ムリにテーマを設定している場合がある)
・○○委員会と様々な名をつけての複数(多数)会議開催
・「報告会」でしかない会議の開催
・メンバーが半分程度しか揃わない会議の開催

 などなど


このような状況が多いことから、【業務改善】のポイントの1つとして
『会議運営』を挙げて、共に改善を行っています。

紹介した「会議」も見直しを始めて、半年が経過して「あつい」会議
となってきました。



まずは、ここで一度、「会議コスト」を算定してみましょう。

一人当りの人件費を含む年間事務コストを仮に720万円とし、
年間労働時間を、2,000時間とすると、一人1分当りの事務コストは、
60円となります。

資料作成:
一人が2時間で作成しました
 →60円×120分=7,200円

会議開催:
10人で2時間実施しました
 →60円×120分×10人=72,000円

合計で、79,200円、約8万円のコストが1回の会議でかかっている
こととなります。

 
会議に遅刻する人がいて、開始が10分遅れたら、6,000円が
ムダなコストとなって消えていきます。

会社の売上高利益率が10%とすると、この1回の会議開催でも、
売上高80万円相当以上の中身が求められるということです。


経営者も、
会議に参加するメンバーも、
このコストをどこまで、みんなが意識しているでしょうか?



《「議題」の書き方一つで変わる!》


「会議運営」は、「議題(テーマ)」の書き方一つで変ります。

よくある「販売会議」で見かけるテーマ・・・「先月の売上報告」

この場合、

・多くの時間が結果(現状)の報告に取られ、
・発表者(販売の責任者)の発言に偏り、
・「なぜ」の問答に、できない理由・言い訳のオンパレード、
・参加者は責められている気分だけを味わい、
・特段の解決策を見出せずに会議が終了。

となりがちです。


では、どうすればよいのか?

「議題」を『どのようにすれば・・・』の形に変えるのです。

「どのようにすれば、売上を確実に上げることができるか」と。

「考える」という仕組みを提供する形になります。
・多くの時間が「これから」を創る提案に費やされ、
・発表者のみならず、全員が参画する形となり、
・「どうすれば」の問答に、前向きな提案や依頼がオンパレード、
・参加者は「やる気」に満ち溢れ、
・具体的な対応策や各人の役割まで確認して会議が終了。

となるのです。


●その他、実施している取組みをご紹介します●

①会議開催を事前に告知!

・開催日時のみでなく、「テーマ(目的)」「参加メンバー」
 「会議の終了時間(開催時間)」を1週間前には伝えます。


②資料があれば、事前に提供!

・会議の場で目を通すのでなく、事前に目を通して、事前に考えた
 状態で会議に参加する状況にします。


③事前に各人が「発言メモ」を作成して参加!

・事前に告知されたテーマや事前資料に、基づいて「発言メモ」
 を作成して会議に臨みます。


(これを実施する効果) 

・事前に各人が考えます 
・メモ(書く)にすることにより考えをまとめます
・発表(話)も短く端的にまとまります 
・全員の意見を聞く、発表の仕組みとなります
・人に意見に左右されたものでなく、各人の発言がなされます
・人の話を聴く姿勢となります
・参加意識が高くなります
・緊張感が生まれます
・記録として残すことができます


④配布資料は最低限に、通常は1枚!

・テーマや決めることを記したレジュメを1枚用意します。
・会議では「プロジェクター」を活用して進行していきます。

(これを実施する効果)

・聞き逃すことのないように、発言者を向いて話を聴きます
・見逃すことのないように、前(上)を向いて真剣に聴きます


⑤議事録(とりきめ内容メモ)を作成して配布!

・誰もが同じ結論(とりきめ)を共有します。結論を導いたにも関
 わらず、参加者によってその捉え方が違うということがなくなり
 ます。
・所属員への伝達・連携などに活用していくこともできます。
 
 
⑥達成に向けての障害と問題を解決する!

・「できる」「できない」から、「やる」「やらない」で意思決定
 を行い、そのための「提案」「オーダー(依頼)」を主体に討議
 をしていきます。


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『会議』が変われば、会社も変わる!


「仕組み(仕掛け)」を作ることで、『会議』が変りました。

『会議』が変わることで、
・意思決定のスピード
・目標や手段の共有の密度が変り、
・「実行力」が格段に高まりました。

「実行力」が高まることで、成果が続々と。

スタッフの自信・やる気も一段と高まりました。


「会社」が変りました! 


「半年前の『会議』は一体なんだったんですかね」
会議終了後に、参加者が私に声を掛けてきました。

「みんなの力で、会社も進化・成長しているね、実感できるね」

と笑顔で私は応えました。


渡辺元伸




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Posted by しるばーうるふ at 09:27│Comments(0)しごと
 
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